Mensen zijn dol op verzamelen. Meestal zijn deze verzamelingen onschuldig – postzegels, munten, mokken en dergelijke. Maar in het bedrijfsleven is de meest voorkomende vorm van verzamelen – het hamsteren van data – allesbehalve onschuldig en kan uw bedrijf kwetsbaar maken voor datalekken, boetes of erger.

Wat is datahoarding?

Datahoarding betekent het verzamelen van bestanden en/of informatie en deze voor onbepaalde tijd opslaan . In de meeste bedrijven betekent dit dat er continu nieuwe klantgegevens worden verzameld en direct in de dataopslag worden opgeslagen. Marketeers proberen dit wellicht instinctief te doen om een ​​constante stroom aan informatie te hebben. Vanuit het oogpunt van privacywetgeving is datahoarding echter een verschrikkelijk idee . Laten we eens kijken naar een paar redenen waarom.

Reden 1: Kwetsbare, onbeheersbare gegevensopslag

Hoe meer data je hebt, hoe moeilijker het is om alles bij te houden en effectief te beheren. Erger nog, het is ook moeilijker om het te beschermen. De meeste beveiligingsprogramma's of -procedures zijn immers niet ontworpen om een ​​enorme en constant groeiende dataverzameling te beschermen. Als een datalek je bedrijf in gevaar brengt, loopt al die data ineens risico.

Reden 2: Verlopen toestemming

Veel privacywetten bevatten bepalingen over het vervallen van toestemming van de klant. Als de klant zijn of haar interesse niet verlengt, mag u de gegevens niet langer gebruiken of bewaren. En zelfs zonder wettelijk vastgelegde vervaldatums schrijven klanten zich soms uit of geven ze aan niet meer gecontacteerd te willen worden. Verlopen gegevens in uw database kunnen leiden tot boetes als u deze per ongeluk blijft gebruiken nadat de toestemming is verlopen of ingetrokken. En natuurlijk, als deze verlopen gegevens worden gestolen tijdens een datalek, loopt de klant risico's omdat u niet hebt voldaan aan het verzoek om de gegevens te verwijderen.

Reden 3: Risico op ongeautoriseerde gebruikerstoegang

Hoe groter een databerg wordt, hoe moeilijker het is om deze te beheren. Dit geldt ook voor de gebruikersrechten. En als de verzamelde data ongeorganiseerd is, zoals vaak het geval is, wordt het nog ingewikkelder. Stel dat gebruiker A toegang heeft tot namen en telefoonnummers, maar niet tot e-mailadressen, terwijl gebruiker B toegang heeft tot alle drie. Deze onderscheidingen zijn moeilijk te maken wanneer de data lukraak op een harde schijf is opgeslagen.

Het is ook mogelijk dat de persoon in kwestie die gegevens verzamelt, informatie verzamelt waar hij of zij geen toegang toe zou mogen hebben. Dit brengt uiteraard weer een hele reeks andere privacy- en beveiligingsrisico's met zich mee.

Reden 4: DSAR's worden enorme problemen.

Als een klant zijn of haar gegevens in uw systemen wil inzien, bewerken of verwijderen, moet u die gegevens snel kunnen vinden en verwerken. Het vinden van de juiste gegevens in een enorme, ongeorganiseerde databank is allesbehalve snel. Bovendien moet u ervoor zorgen dat u ALLE relevante gegevens van die klant vindt, ongeacht hoe oud of onbekend ze zijn, inclusief eventuele duplicaten. Dit kan leiden tot gemiste deadlines en een lagere klanttevredenheid, om nog maar te zwijgen van reputatieschade voor uw bedrijf. Het kan ook leiden tot oplopende kosten voor DSAR (Data Access Request), omdat u steeds grotere hoeveelheden gegevens met gebruikers moet delen.

Reden 5: Verminderde bedrijfsefficiëntie

Een terugkerend thema in de discussie over dataopslag is de efficiëntie van het bedrijf . Het beheren van uw datavoorraad vergt tijd, energie, geld en mankracht die u zich op de lange termijn simpelweg niet kunt veroorloven. Uw efficiëntie zal worden belemmerd door problemen zoals:

• Het is lastig om te achterhalen waar de gegevens zijn opgeslagen.
• Dubbele gegevens
• Onbruikbaarvuile gegevens"
• Verouderde/verlopen gegevens
• Kosten van een steeds groter wordende opslagruimte
• Nuttige gegevens verdwijnen in het metaforische zwarte gat.

Wat is dan de oplossing voor uw probleem met het hamsteren van gegevens?

Oplossingen voor het hamsteren van data

Allereerst is het belangrijk om uw gegevensarchieven regelmatig op te schonen. Verwijder gegevens waarvan u weet dat ze onjuist zijn of die al lange tijd niet zijn geraadpleegd. Als u de gegevens niet gebruikt, verwijder ze dan.

Ten tweede, houd bij welke bestanden je regelmatig gebruikt en hoe vaak je ze gebruikt. Zo krijg je een duidelijk beeld van wat je veilig kunt verwijderen.

Ten derde, koop niet meer opslagruimte dan je realistisch gezien nodig hebt. De verleiding om overtollige ruimte te vullen met opgeslagen data is groot. Door minder opslagruimte te gebruiken, ontmoedig je niet alleen het hamsteren van data, maar bespaar je ook geld op opslagapparatuur of cloudabonnementen.

Ten vierde, pas dataminimalisatie toe . Verzamel alleen de gegevens die u nodig hebt, wanneer u ze nodig hebt, en train uw medewerkers dienovereenkomstig.

En tot slot: maak je geen zorgen dat het opschonen van je data je contacten zal kosten. Het hele punt van dataopschoning is juist om "overbodige data" te verwijderen die alleen maar ruimte inneemt. Je concentreren op de klanten die je daadwerkelijk geld opleveren, levert veel betere resultaten op dan je aandacht te verdelen over een groot aantal inactieve contacten.

Conclusie

Het hamsteren van data is een ernstig probleem voor bedrijven die waarde hechten aan privacy, maar het hoeft niet de ondergang van uw bedrijf te betekenen. Ruim uw data op en neem maatregelen om te voorkomen dat de hoeveelheid data weer toeneemt. Met een paar aanpassingen in uw gewoontes verkleint u het risico op privacyschendingen of beveiligingslekken.

Wilt u hulp bij het opruimen van uw databerg ? Neem vandaag nog contact met ons op als u vragen hebt.