Achtergrondcontroles van 4Thought Marketing

Beveiligingsbeleid Startpagina

Samenvatting

4Thought Marketing is een volledig op afstand werkende organisatie en hanteert strikte beveiligingsprotocollen om te voldoen aan wettelijke vereisten en klantverwachtingen. Dit document beschrijft onze uitgebreide procedure voor het screenen van alle medewerkers die toegang hebben tot onze systemen, klantgegevens of interne processen.

Sleutelpunten:

• Alle werknemers en contractanten ondergaan dezelfde mate van antecedentenonderzoek.
• Achtergrondcontroles zijn verplicht voordat men aan het werk gaat.
• Het bedrijf verwerkt persoonsgegevens van klanten alleen met expliciete voorafgaande toestemming, die vervolgens veilig worden opgeslagen bij Egnyte.
• Persoonlijke identificatiegegevens mogen niet op persoonlijke apparaten of laptops worden opgeslagen.
• De screeningseisen staan ​​vermeld op 4ThoughtMarketing.com/trust

Doel en reikwijdte

Doel

Dit beleid waarborgt dat 4Thought Marketing een veilig personeelsbestand behoudt door passende achtergrondcontroles uit te voeren op al het personeel, waardoor onze klanten, systemen en reputatie worden beschermd.

strekking

Dit beleid is van toepassing op:

• Alle voltijdmedewerkers ongeacht locatie of rol
• Alle aannemers en adviseurs met toegang tot interne systemen
• Alle uitzendkrachten met systeemtoegang
• Beperkte uitzonderingen: Marketingmedewerkers zonder toegang tot interne systemen kunnen, mits schriftelijk vastgelegd, hiervan worden vrijgesteld.

Context voor gegevensverwerking

De beveiligingsaanpak van 4Thought Marketing is gebaseerd op onze gecontroleerde gegevensverwerking:

• Wij bewaren of verwerken GEEN gezondheidsinformatie.
• Wij bewaren of verwerken GEEN financiële gegevens.
• Wij MOGEN persoonsgegevens van klanten alleen opslaan met uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de klant.
• Alle goedgekeurde persoonsgegevens worden uitsluitend opgeslagen op onze beveiligde Egnyte-server.
• Persoonlijke identificatiegegevens worden NOOIT op persoonlijke laptops of draagbare apparaten bewaard.
• Onze primaire blootstelling aan persoonsgegevens is beperkt tot e-mailadressen voor standaard operationele doeleinden.

Beleidsverklaring

4Thought Marketing vereist een grondige achtergrondcheck voor al het personeel vóór hun indiensttreding. Dit beleid is niet onderhandelbaar voor functies met systeemtoegang en geldt wereldwijd voor ons volledig op afstand werkende personeel.

Kernprincipes:

1. Achtergrondcontrole wordt voltooid VOORDAT de werkzaamheden beginnen.
2. Alle medewerkers worden op dezelfde manier gescreend, ongeacht hun functie.
3. Een strafblad met een veroordeling voor een zwaar misdrijf of een gelijkwaardig strafblad leidt tot diskwalificatie.
4. Er is momenteel geen hercontrole vereist na indiensttreding.
5. Regionale verschillen in de procedure worden waar wettelijk vereist in acht genomen.

Vereisten voor achtergrondcontrole

Universele screeningcomponenten

Alle medewerkers van 4Thought Marketing worden gescreend op:

1. Identiteitsverificatie
   • Validatie van door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs
   • Adres verificatie
2. Criminal Background Check
   • Strafregisters van de provincie/gemeente
   • Strafregisters van de staat/provincie
   • Federale/nationale strafregisters
   • Internationale criminele databanken (indien beschikbaar)
3. Beveiligingscontroles
   • Zoeken in het register van zedendelinquenten
   • Screening op terreurlijst
   • OFAC-controle (Office of Foreign Assets Control)
   • Wereldwijde sanctielijsten
4. Professionele verificatie (indien van toepassing)
   • Onderwijsverificatie
   • Werkgelegenheidsverificatie
   • Verificatie van professionele licentie

Regionale processen

Als volledig op afstand werkende organisatie past 4Thought Marketing haar achtergrondcontroleproces aan de lokale wetgeving en beschikbare diensten op de locatie van elk teamlid aan.

Amerikaans personeel

Leverancier: HireRight

Aangeboden diensten:

• HireRight County Criminal, Felony and Misdemeanor Records Search™
• HireRight State Sex Offender Registry Search™ (alle Amerikaanse staten)
• HireRight Widescreen Plus, inclusief:
  • Rechtbanken van het graafschap
  • Staatsbestuurskantoren van rechtbanken
  • Departementen van Correctie
  • Afdelingen van Openbare Veiligheid
  • Federaal Bureau voor de Controle van Buitenlandse Vermogens (OFAC)
  • Meer dan 30 jaar aan verzamelde gegevens over antecedentenonderzoeken.

Personeel gevestigd in India

Leverancier: Securitas India

Aangeboden diensten:

• Controle van het strafblad (database en gerechtelijke verificatie)
• Persoonsidentificatie
• Verificatie van de openbare veiligheid
• Controle door Interpol en VN-sancties
• Adres verificatie
• Verificatie van opleiding/werkervaring indien nodig

Personeel gevestigd in Costa Rica

Werkwijze: Directe documentatie van overheidsbronnen.

Vereisten:

• Verklaring omtrent strafblad uit Costa Rica Ministerie van Justitie
• Moet vóór aanvang van de werkzaamheden worden aangeleverd.
• Het document moet recent zijn (niet ouder dan 90 dagen).
• Origineel of gewaarmerkt exemplaar vereist

Andere internationale locaties

Voor personeel in landen buiten de VS, India of Costa Rica:

• Achtergrondcontroles worden uitgevoerd door lokaal geschikte leveranciers.
• De minimumvereisten komen overeen met de universele screeningcomponenten.
• Het naleven van lokale privacy- en arbeidswetten is verplicht.
• De beveiligingsfunctionaris keurt alle selecties van internationale leveranciers goed.

Diskwalificatiecriteria

Automatische diskwalificatie

De volgende bevindingen leiden tot automatische diskwalificatie:

• Elke veroordeling voor een misdrijf of een gelijkwaardige overtreding
• Aanwezigheid op terreurlijsten of sanctielijsten
• Lijst met zedendelinquenten in het register
• Identiteitsfraude of vervalsing van aanvraagdocumenten

Beoordeling vereist

De volgende punten moeten worden beoordeeld door de beveiligingsfunctionaris en de personeelsafdeling:

• veroordelingen voor lichte misdrijven
• In afwachting van strafrechtelijke aanklachten
• Aanzienlijke discrepanties in de werk- of opleidingsgeschiedenis.

Historische notitie

Tot op heden hanteert 4Thought Marketing een nultolerantiebeleid en heeft het bedrijf geen personen met een strafblad in dienst genomen.

Hercontrole en continue monitoring

Huidig ​​beleid

• Achtergrondcontroles worden uitgevoerd. eens in de pre-arbeidsfase
• Er is momenteel geen periodieke herverificatie vereist.
• Dit geldt voor al het personeel, ongeacht hun dienstverband.

Nieuwe beleidsoverwegingen 2025

1. Jaarlijkse verklaringen (Aanbevolen)
   • Eis van werknemers dat zij jaarlijks verklaren dat zij niet veroordeeld zijn voor enig misdrijf.
   • Neem de verklaring op in de jaarlijkse training over veiligheidsbewustzijn.
   • Documenteer de acceptatie van het beleid voor gegevensverwerking.
2. Documentatie
   • Houd duidelijke gegevens bij van de eerste screening.
   • Documenteer de toegangsniveaus tot Egnyte en klantgegevens.

Gegevensprivacy en -bewaring

Privacyprincipes

• Informatie uit het antecedentenonderzoek wordt vertrouwelijk behandeld.
• De toegang is beperkt tot de HR-afdeling en de beveiligingsmedewerker.
• De informatie wordt apart van de algemene personeelsdossiers opgeslagen.
• Naleving van de AVG, CCPA en andere toepasselijke privacywetgeving.

Bewaarschema

• Succesvolle aanwervingen: 7 jaar vanaf de datum van scheiding
• Niet-geslaagde kandidaten: 2 jaar vanaf de datum van de beslissing
• Betwiste resultaten: Tot de oplossing plus de standaard bewaartermijn

Gegevensveiligheid

• Elektronische gegevens worden zowel in rust als tijdens transport versleuteld.
• Fysieke documenten (indien aanwezig) worden bewaard in afgesloten ruimtes met toegangscontrole.
• Er worden auditsporen bijgehouden voor alle toegang tot gegevens over antecedentenonderzoek.

Compliant

Dit beleid ondersteunt de naleving van:

• SOC2 type II eisen voor personeelsbeveiliging
• GDPR voor EU-gegevenssubjecten
• CCPA voor inwoners van Californië
• FCRA (Fair Credit Reporting Act) voor Amerikaans personeel
• Lokale arbeids- en privacywetgeving in alle werkgebieden.

Procedure voor negatieve acties (VS – FCRA-naleving)

Als uit een antecedentenonderzoek blijkt dat de kandidaat niet in aanmerking komt:

1. Voorafgaande kennisgeving van negatieve gevolgen verzonden met kopie van het rapport.
2. Kandidaat krijgt de gelegenheid om bezwaar te maken (minimaal 5 werkdagen).
3. Definitieve kennisgeving van afwijzing indien de beslissing ongewijzigd blijft
4. Documentatie van alle stappen bewaard

Gegevens verkoper

Primaire leveranciers

HireRight (Verenigde Staten)

• Toonaangevende aanbieder van achtergrondchecks in de branche
• SOC2-gecertificeerd
• FCRA-conform
• Wereldwijd bereik met dekking in meer dan 200 landen.

Securitas India

• Toonaangevende aanbieder van beveiligingsdiensten in India
• Meer dan 25,000 opgeleide medewerkers
• Uitgebreide databasetoegang
• Door de overheid goedgekeurde verificatiediensten

Vendor Management

• Jaarlijkse evaluatie van leverancierscertificeringen
• Contractuele vereisten voor gegevensbescherming
• Clausules betreffende het recht op controle
• Vereisten voor incidentmelding

Contactinformatie

Voor vragen over beleid:

• Beveiligingsmedewerker: security at 4thoughtmarketing.com

Voor de status van de achtergrondcontrole:

• Kandidaten uit de VS: HireRight-kandidatenportaal
• Kandidaten uit India: Vertegenwoordiger van Securitas India
• Overige locaties: Regionaal HR-contactpersoon

Aanvullende bronnen:

Volledige beveiligingsdocumentatie: 4ThoughtMarketing.com/trust