4Thought Marketing Hintergrundüberprüfungen
Sicherheitsrichtlinie Startseite
Letztes Update:
Executive Summary
4Thought Marketing arbeitet vollständig remote und hält strenge Sicherheitsrichtlinien ein, um gesetzliche Vorgaben und Kundenerwartungen zu erfüllen. Dieses Dokument beschreibt unseren umfassenden Hintergrundprüfungsprozess für alle Mitarbeiter, die Zugriff auf unsere Systeme, Kundendaten oder interne Abläufe erhalten.
Die wichtigsten Punkte:
- Alle Mitarbeiter und Auftragnehmer durchlaufen die gleiche Hintergrundprüfung.
- Vor Arbeitsbeginn sind Hintergrundüberprüfungen obligatorisch.
- Das Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten von Kunden nur mit ausdrücklicher vorheriger Genehmigung und speichert diese sicher in Egnyte.
- Auf persönlichen Geräten oder Laptops sind keine personenbezogenen Daten zulässig.
- Die Screening-Anforderungen sind dokumentiert unter 4ThoughtMarketing.com/trust
Zweck und Umfang
Zweck
Diese Richtlinie gewährleistet, dass 4Thought Marketing über eine sichere Belegschaft verfügt, indem für alle Mitarbeiter angemessene Hintergrundüberprüfungen durchgeführt werden, und schützt so unsere Kunden, Systeme und unseren Ruf.
Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für:
- Alle Vollzeitbeschäftigten unabhängig von Standort oder Rolle
- Alle Auftragnehmer und Berater mit Zugriff auf interne Systeme
- Alle Zeitarbeiter mit Systemzugriff
- Begrenzte Ausnahmen: Marketingmitarbeiter ohne Zugriff auf interne Systeme können mit dokumentierter Genehmigung von dieser Regelung befreit werden.
Datenverarbeitungskontext
Die Sicherheitsvorkehrungen von 4Thought Marketing basieren auf unserem kontrollierten Umgang mit Daten:
- Wir speichern oder verarbeiten keine Gesundheitsdaten.
- Wir speichern oder verarbeiten keine Finanzinformationen.
- Wir speichern personenbezogene Kundendaten nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung der Kunden.
- Alle genehmigten personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf unserem sicheren Egnyte-Server gespeichert.
- Personenbezogene Daten werden NIEMALS auf persönlichen Laptops oder tragbaren Geräten gespeichert.
- Unser primäres Risiko für personenbezogene Daten beschränkt sich auf E-Mail-Adressen für Standardvorgänge.
Grundsatzerklärung
4Thought Marketing führt vor Arbeitsbeginn umfassende Hintergrundprüfungen aller Mitarbeiter durch. Diese Richtlinie ist für Positionen mit Systemzugriff nicht verhandelbar und gilt weltweit für alle unsere vollständig remote arbeitenden Mitarbeiter.
Kernprinzipien:
- Die Hintergrundprüfung wird VOR Arbeitsbeginn abgeschlossen.
- Alle Mitarbeiter werden unabhängig von ihrer Funktion dem gleichen Überprüfungsverfahren unterzogen.
- Jegliche Vorstrafe wegen eines schweren Verbrechens oder einer vergleichbaren kriminellen Vergangenheit führt zur Disqualifizierung.
- Eine erneute Überprüfung ist nach der Einstellung derzeit nicht erforderlich.
- Regionale Verfahrensabweichungen werden berücksichtigt, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Anforderungen für die Hintergrundüberprüfung
Universelle Screening-Komponenten
Alle Mitarbeiter von 4Thought Marketing werden einer Überprüfung unterzogen:
- Identitäts Verifikation
- Validierung von amtlichen Ausweisdokumenten
- Adressverifikation
- Prüfung des kriminellen Hintergrunds
- Kreis-/örtliche Strafregister
- Strafregister des Bundesstaates/der Provinz
- Bundes-/nationale Strafregister
- Internationale Kriminaldatenbanken (sofern verfügbar)
- Sicherheitsprüfungen
- Suche im Register für Sexualstraftäter
- Überprüfung der Terroristenbeobachtungsliste
- OFAC-Prüfung (Office of Foreign Assets Control)
- Globale Sanktionslisten
- Professionelle Verifizierung (falls zutreffend)
- Bildungsüberprüfung
- Überprüfung der Beschäftigung
- Überprüfung der Berufslizenz
Regionale Prozesse
Als vollständig remote arbeitende Organisation passt 4Thought Marketing seinen Hintergrundprüfungsprozess an die lokalen Gesetze und die am jeweiligen Standort jedes Teammitglieds verfügbaren Dienstleistungen an.
US-Personal
Anbieter: HireRight
Leistungen:
- HireRight County Criminal, Felony and Misdemeanor Records Search™
- HireRight State Sex Offender Registry Search™ (alle US-Bundesstaaten)
- HireRight Widescreen Plus, einschließlich:
- Kreisgerichte
- Staatliche Verwaltungsämter der Gerichte
- Justizvollzugsanstalten
- Abteilungen für öffentliche Sicherheit
- Bundesamt für die Kontrolle ausländischer Vermögenswerte (OFAC)
- Über 30 Jahre gesammelte Hintergrundprüfungsakten
In Indien ansässiges Personal
Anbieter: Securitas India
Leistungen:
- Überprüfung des Strafregisters (Datenbank- und Gerichtsverifizierung)
- Persönliche Identitätsprüfung
- Überprüfung der öffentlichen Sicherheit
- Interpol- und UN-Sanktionsprüfung
- Adressverifikation
- Bildungs-/Beschäftigungsnachweise nach Bedarf
In Costa Rica ansässiges Personal
Verfahren: Direkte Dokumentation aus Regierungsquellen
Anforderungen:
- Strafregisterauszug aus Costa Rica Ministerium der Justiz
- Muss vor Arbeitsbeginn vorgelegt werden.
- Das Dokument muss aktuell sein (nicht älter als 90 Tage).
- Original oder beglaubigte Kopie erforderlich
Andere internationale Standorte
Für Personal in Ländern außerhalb der USA, Indiens oder Costa Ricas:
- Die Hintergrundüberprüfungen werden mithilfe lokal geeigneter Anbieter durchgeführt.
- Die Mindestanforderungen entsprechen den universellen Screening-Komponenten.
- Die Einhaltung der lokalen Datenschutz- und Arbeitsgesetze ist obligatorisch.
- Der Sicherheitsbeauftragte genehmigt alle Auswahlen internationaler Lieferanten.
Ausschlusskriterien
Automatische Disqualifikation
Folgende Feststellungen führen zur automatischen Disqualifizierung:
- Jede Verurteilung wegen eines schweren Verbrechens oder gleichwertige Straftat
- Eintrag auf Terroristenbeobachtungslisten oder Sanktionslisten
- Liste der Sexualstraftäter
- Identitätsbetrug oder Fälschung von Antragsunterlagen
Überprüfung erforderlich
Folgende Punkte bedürfen der Überprüfung durch den Sicherheitsbeauftragten und die Personalabteilung:
- Verurteilungen wegen Vergehen
- Anhängige Strafverfahren
- Signifikante Diskrepanzen im Beschäftigungs- oder Bildungsverlauf
Historischer Hinweis
Bis heute verfolgt 4Thought Marketing eine Null-Toleranz-Politik und hat keine Person mit krimineller Vergangenheit eingestellt.
Re-Verifizierung und laufende Überwachung
Aktuelle Richtlinie
- Hintergrundüberprüfungen werden durchgeführt einmal in der Phase vor der Einstellung
- Eine regelmäßige erneute Überprüfung ist derzeit nicht erforderlich.
- Dies gilt für alle Mitarbeiter unabhängig von ihrer Beschäftigungsdauer.
Neue politische Überlegungen 2025
- Jährliche Bestätigungen (Empfohlen)
- Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter, jährlich zu bestätigen, dass sie nicht wegen Straftaten verurteilt wurden.
- Nehmen Sie die Bestätigung in die jährliche Schulung zur Sensibilisierung für Sicherheitsthemen auf.
- Dokumentenakzeptanz von Datenverarbeitungsrichtlinien
- Dokumentation
- Führen Sie klare Aufzeichnungen über die Erstprüfung.
- Dokumentenzugriffsebenen für Egnyte und Kundendaten
Datenschutz und Datenspeicherung
Datenschutzgrundsätze
- Informationen aus der Hintergrundprüfung werden vertraulich behandelt.
- Der Zugang ist ausschließlich dem Personal- und dem Sicherheitsbeauftragten vorbehalten.
- Die Informationen werden getrennt von den allgemeinen Personalakten gespeichert.
- Einhaltung der DSGVO, des CCPA und anderer anwendbarer Datenschutzgesetze
Aufbewahrungszeitplan
- Erfolgreiche Einstellungen: 7 Jahre ab Trennungsdatum
- Nicht erfolgreiche Bewerber: 2 Jahre ab Entscheidungsdatum
- Umstrittene Ergebnisse: Bis zur endgültigen Klärung zuzüglich der üblichen Aufbewahrungsfrist
Datensicherheit
- Elektronische Datensätze werden sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung verschlüsselt.
- Physische Aufzeichnungen (sofern vorhanden) werden in verschlossenen, zugangskontrollierten Bereichen aufbewahrt.
- Für jeden Zugriff auf Hintergrundprüfungsunterlagen werden Prüfprotokolle geführt.
Compliance
Diese Richtlinie unterstützt die Einhaltung folgender Bestimmungen:
- SOC2 Typ II Anforderungen an die Personensicherheit
- Datenschutz für EU-Datenschutzpersonen
- CCPA für Einwohner Kaliforniens
- FCRA (Fair Credit Reporting Act) für US-Personal
- Lokale Arbeits- und Datenschutzgesetze in allen Tätigkeitsgebieten
Verfahren bei negativen Maßnahmen (USA – FCRA-Konformität)
Wenn eine Hintergrundprüfung disqualifizierende Informationen ergibt:
- Vorabmitteilung über negative Maßnahmen zusammen mit einer Kopie des Berichts versandt
- Dem Kandidaten wird die Möglichkeit eingeräumt, Einspruch zu erheben (mindestens 5 Werktage).
- Abschließende Mitteilung über die negative Entscheidung, falls diese unverändert bleibt
- Dokumentation aller Schritte aufbewahrt
Lieferanteninformation
Hauptlieferanten
HireRight (Vereinigte Staaten)
- Branchenführender Anbieter von Hintergrundprüfungen
- SOC2-zertifiziert
- FCRA-konform
- Globale Reichweite mit über 200 abgedeckten Ländern
Securitas India
- Führender Sicherheitsdienstleister in Indien
- Mehr als 25,000 geschulte Mitarbeiter
- Umfassender Datenbankzugriff
- staatlich anerkannte Verifizierungsdienste
Anbietermanagement
- Jährliche Überprüfung der Lieferantenzertifizierungen
- Vertragliche Anforderungen an den Datenschutz
- Prüfungsrecht
- Anforderungen an die Meldung von Vorfällen
Kontaktinformationen
Für politische Fragen:
- Sicherheitsbeauftragter: Sicherheit bei 4thoughtmarketing.com
Status der Hintergrundprüfung:
- US-Kandidaten: HireRight-Kandidatenportal
- Indische Kandidaten: Securitas-Vertreter in Indien
- Andere Standorte: Regionaler Personalkontakt
Weitere Ressourcen:
Vollständige Sicherheitsdokumentation: 4ThoughtMarketing.com/trust