Menschen sammeln gern. Meistens sind diese Sammlungen harmlos – Briefmarken, Münzen, Tassen und dergleichen. Doch in der Unternehmenswelt ist die am weitesten verbreitete Art des Sammelns – das Horten von Daten – alles andere als harmlos und kann Ihr Unternehmen anfällig für Datenlecks, hohe Geldstrafen oder Schlimmeres machen.

Was ist Datenhortung?

Datenhortung bedeutet, Dateien und/oder Informationen zu sammeln und unbegrenzt zu speichern . In den meisten Unternehmen heißt das, ständig neue Kundendaten zu erfassen und diese sofort in den Datenspeichern abzulegen. Marketingfachleute versuchen dies möglicherweise instinktiv, um einen kontinuierlichen Informationsfluss zu gewährleisten. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist Datenhortung jedoch eine verheerende Idee . Betrachten wir einige Gründe dafür.

Grund 1: Anfällige, nicht verwaltbare Datenspeicher

Je mehr Daten vorhanden sind, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten und sie effektiv zu verwalten. Schlimmer noch: Auch der Schutz wird dadurch erschwert. Schließlich sind die meisten Sicherheitsprogramme und -praktiken nicht darauf ausgelegt, eine so große und ständig wachsende Datenmenge abzudecken. Wenn ein Datenleck Ihr Unternehmen gefährdet, sind plötzlich all diese Daten in Gefahr.

Grund 2: Ablauf der Einwilligung

Viele Datenschutzgesetze sehen vor, dass die Einwilligung des Kunden mit der Zeit erlischt. Erneuert der Kunde sein Interesse nicht, dürfen Sie seine Daten nicht mehr verwenden oder speichern. Selbst ohne gesetzlich vorgeschriebene Ablaufdaten melden sich Kunden gelegentlich von Abonnements ab oder bitten darum, nicht mehr kontaktiert zu werden. Abgelaufene Daten in Ihrem Bestand können zu Bußgeldern führen, wenn Sie diese versehentlich nach Ablauf oder Widerruf der Einwilligung weiter verwenden. Und natürlich ist der Kunde Risiken ausgesetzt, wenn diese abgelaufenen Daten im Zuge eines Datenlecks gestohlen werden, da Sie seinem Wunsch nach Löschung seiner Daten nicht nachgekommen sind.

Grund 3: Risiko des unbefugten Benutzerzugriffs

Je größer ein Datenbestand wird, desto schwieriger ist seine Verwaltung. Dies betrifft auch die Benutzerzugriffsrechte. Und wenn die gesammelten Daten, wie so oft, unstrukturiert sind, wird die Sache noch komplizierter. Nehmen wir an, Benutzer A darf auf Namen und Telefonnummern, aber nicht auf E-Mail-Adressen zugreifen, während Benutzer B Zugriff auf alle drei hat. Diese Unterscheidungen sind schwer nachzuvollziehen, wenn die Daten wahllos auf einer Festplatte gespeichert sind.

Es ist auch möglich, dass Ihr Datensammler Informationen sammelt, auf die er keinen Zugriff haben sollte. Dies führt natürlich zu ganz anderen Datenschutz- und Sicherheitsrisiken.

Grund 4: DSARs werden zu einem enormen Ärgernis

Wenn ein Kunde seine Daten in Ihren Systemen einsehen, bearbeiten oder löschen möchte, müssen Sie diese Daten schnell finden und verarbeiten können. Die richtigen Daten in einem riesigen, unstrukturierten Datenbestand zu finden, ist alles andere als schnell. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Sie ALLE relevanten Daten zu diesem Kunden finden, unabhängig davon, wie alt oder obskur sie sind, einschließlich potenzieller Duplikate. Dies kann zu verpassten Fristen und sinkender Kundenzufriedenheit führen, ganz zu schweigen von einer Schädigung des Rufs Ihres Unternehmens. Außerdem können die Kosten für Auskunftsersuchen (DSAR) steigen, da Sie immer größere Datenmengen mit den Nutzern teilen müssen.

Grund 5: Verringerte Unternehmenseffizienz

Ein wiederkehrendes Thema in der Diskussion um Datenhortung ist die Unternehmenseffizienz . Die Navigation und Verwaltung Ihrer Datenbestände erfordert Zeit, Energie, Geld und Personal, die Sie sich langfristig schlichtweg nicht leisten können. Ihre Effizienz wird durch Probleme wie die folgenden beeinträchtigt:

• Schwierigkeiten bei der Suche nach den gespeicherten Daten
• Daten duplizieren
• Unbrauchbarschmutzige Daten"
• Veraltete/abgelaufene Daten
• Kosten eines ständig wachsenden Speicherplatzes
• Nützliche Daten gehen im metaphorischen schwarzen Loch verloren

Was ist also die Lösung für Ihr Datenhortungsproblem?

Lösungen für Datenhortung

Zunächst sollten Sie Ihre Datenspeicher regelmäßig aufräumen. Entfernen Sie Daten, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind oder die lange nicht mehr verwendet wurden. Was Sie nicht mehr benötigen, können Sie löschen.

Zweitens sollten Sie festhalten, welche Dateien Sie regelmäßig verwenden und wie oft Sie diese nutzen. So erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, welche Dateien Sie bedenkenlos löschen können.

Drittens: Kaufen Sie nicht mehr Speicherplatz, als Sie realistischerweise benötigen. Die Versuchung, überschüssigen Speicherplatz mit angesammelten Daten zu füllen, ist groß. Weniger Speicherplatz zu benötigen, beugt nicht nur dem Horten von Daten vor, sondern spart Ihnen auch Geld für Speichergeräte oder Cloud-Abonnements.

Viertens: Praktizieren Sie Datenminimierung . Erfassen Sie nur die Daten, die Sie benötigen, und zwar dann, wenn Sie sie benötigen, und schulen Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend.

Und schließlich: Keine Sorge, dass die Bereinigung Ihrer Datenmenge Sie Kontakte kostet. Der Sinn der Datenbereinigung besteht darin, unnötige Daten zu entfernen, die nur Speicherplatz belegen. Konzentrieren Sie sich lieber auf die Kunden, die Ihnen tatsächlich Umsatz bringen – das führt zu deutlich besseren Ergebnissen, als Ihre Aufmerksamkeit auf viele inaktive Kontakte zu verteilen.

Fazit

Datenhortung ist ein ernstes Problem für datenschutzbewusste Unternehmen, muss aber nicht der Untergang Ihres Geschäfts sein. Räumen Sie Ihre Datenbestände auf und ergreifen Sie Maßnahmen, um ein erneutes Anwachsen zu verhindern. Mit ein paar kleinen Verhaltensänderungen reduzieren Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen und Sicherheitslücken.

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