Gli esseri umani amano collezionare oggetti. Di solito, queste collezioni sono innocue: francobolli, monete, tazze e simili. Ma nel mondo aziendale, la forma di collezionismo più diffusa, ovvero l'accumulo compulsivo di dati , è tutt'altro che innocua e può rendere la vostra azienda vulnerabile a violazioni dei dati, multe o peggio.

Che cos'è l'accumulo di dati?

L'accumulo di dati consiste nel raccogliere file e/o informazioni e conservarli a tempo indeterminato . Nella maggior parte delle aziende, ciò significa raccogliere continuamente nuove informazioni sui clienti e trasferirle immediatamente nei propri archivi dati. I professionisti del marketing potrebbero istintivamente tentare di farlo per avere un flusso costante di informazioni. Tuttavia, dal punto di vista della conformità alla privacy , l'accumulo di dati è una pessima idea . Vediamo alcuni motivi.

Motivo 1: Archivi di dati vulnerabili e ingestibili

Più dati si hanno, più è difficile tenerne traccia e gestirli in modo efficace. Peggio ancora, è anche più difficile proteggerli. Dopotutto, la maggior parte dei programmi o delle pratiche di sicurezza non sono pensati per gestire una raccolta di dati massiccia e in continua crescita. Se una violazione dei dati compromette la vostra azienda, tutti quei dati diventano improvvisamente a rischio.

Motivo 2: Consenso in scadenza

Molte leggi sulla privacy includono disposizioni relative alla scadenza del consenso del cliente. Se il cliente non rinnova il proprio consenso, non è più consentito utilizzare o conservare i suoi dati. Anche in assenza di date di scadenza obbligatorie per legge, i clienti a volte si disiscrivono o richiedono di non essere più contattati. I dati scaduti archiviati possono esporre a sanzioni se si continua accidentalmente a utilizzarli dopo la scadenza o la revoca del consenso. E naturalmente, se questi dati scaduti vengono rubati durante una violazione, il cliente è esposto a rischi perché non è stata rispettata la sua richiesta di rimozione dei dati.

Motivo 3: rischio di accesso non autorizzato da parte dell'utente

Più grande diventa un insieme di dati, più difficile diventa gestirlo nel suo complesso. Questo include anche l'accesso degli utenti. E se i dati raccolti sono disorganizzati, come spesso accade, le cose si complicano ulteriormente. Ipotizziamo che all'Utente A sia consentito l'accesso a nomi e numeri di telefono, ma non agli indirizzi email, mentre all'Utente B sia consentito l'accesso a tutti e tre. Queste distinzioni sono difficili da fare quando i dati sono tutti ammassati alla rinfusa su un disco rigido.

È anche possibile che il vostro accumulatore di dati residente stia raccogliendo informazioni a cui non dovrebbe avere accesso. Questo, ovviamente, comporta tutta un'altra serie di rischi per la privacy e la sicurezza.

Motivo 4: Le richieste di accesso agli atti (DSAR) diventano un enorme problema

Se un cliente desidera visualizzare, modificare o rimuovere i propri dati dai vostri sistemi, dovete essere in grado di trovarli ed elaborarli rapidamente. Trovare i dati giusti in un enorme e disorganizzato archivio di dati è tutt'altro che veloce. Inoltre, dovete assicurarvi di trovare TUTTI i dati rilevanti relativi a quel cliente, indipendentemente da quanto siano vecchi o poco conosciuti, inclusi eventuali duplicati. Questo potrebbe comportare il mancato rispetto delle scadenze e una minore soddisfazione del cliente, per non parlare dei danni alla reputazione della vostra azienda. Può anche far aumentare i costi delle richieste di accesso ai dati personali (DSAR), poiché dovrete condividere quantità sempre maggiori di dati con gli utenti.

Motivo 5: Riduzione dell'efficienza aziendale

Un tema ricorrente emerge nella discussione sull'accumulo di dati: l'efficienza aziendale . Gestire e orientarsi all'interno di un archivio di dati richiede tempo, energia, denaro e risorse umane che semplicemente non ci si può permettere a lungo termine. L'efficienza sarà ostacolata da problemi quali:

• Difficoltà a trovare dove sono memorizzati i dati
• Dati duplicati
• Inutilizzabiledati sporchi".
• Dati obsoleti/scaduti
• Costo di uno spazio di stoccaggio in continua crescita
• Dati utili che si perdono nel metaforico buco nero

Quindi, qual è la soluzione al tuo problema di accumulo di dati?

Soluzioni al problema dell'accumulo di dati

Innanzitutto, è fondamentale ripulire periodicamente i propri archivi dati. Elimina i dati che sai essere errati o che non sono stati modificati da molto tempo. Se non li usi, eliminali.

In secondo luogo, tieni traccia dei file che usi regolarmente e della frequenza con cui li utilizzi. Questo ti darà un quadro chiaro di cosa puoi eliminare in tutta sicurezza.

In terzo luogo, non acquistare più spazio di archiviazione di quanto ti serva realmente. La tentazione di riempire lo spazio in eccesso con dati accumulati è forte. Ridurre lo spazio di archiviazione non solo scoraggerà l'accumulo di dati, ma ti permetterà anche di risparmiare denaro su apparecchiature di archiviazione o abbonamenti al cloud.

In quarto luogo, praticate la minimizzazione dei dati . Raccogliete solo i dati necessari, quando necessari, e formate i vostri dipendenti di conseguenza.

Infine: non preoccupatevi se la pulizia dei vostri dati vi farà perdere contatti. Lo scopo della pulizia dei dati è proprio quello di eliminare i "dati spazzatura" che occupano solo spazio. Concentrarsi sui clienti che effettivamente vi generano profitto porterà a risultati di gran lunga migliori rispetto a dividere la vostra attenzione tra molti contatti inattivi.

Conclusione

L'accumulo eccessivo di dati è un problema serio per le aziende attente alla privacy, ma non deve necessariamente rappresentare la rovina della tua attività. Elimina gli archivi di dati inutilizzati e adotta misure per evitare che si accumulino nuovamente. Con qualche piccolo cambiamento nelle tue abitudini, ridurrai il rischio di violazioni della privacy o di falle nella sicurezza.

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