Principais lições

• O armazenamento de dados em conformidade com o RGPD começa com um mapeamento de dados completo e dinâmico.
• Restrição de acesso: criptografia, RBAC, MFA e monitoramento de acesso privilegiado.
• Garanta que as exclusões de retenção e RTBF (Road to Back Forward) sejam aplicadas aos fornecedores e às cópias de segurança.
• Contabilize IDs/IPs de análise como pessoais; inclua-os na descoberta de DSAR.
• Operacionalize as evidências e os fluxos de trabalho de armazenamento de dados em conformidade com o GDPR com o 4Comply.

Como a maioria dos especialistas em privacidade sabe, o GDPR trata de como você coleta, processa e armazena dados de clientes. A maioria das dicas práticas sobre o GDPR se concentra na coleta e no processamento de dados. Por exemplo, é sempre importante obter o consentimento imediatamente e garantir que esse consentimento seja respeitado durante suas ações de marketing. Mas é fácil esquecer que o GDPR também determina como você armazena esses dados — e você armazena dados em mais lugares do que imagina. Manter o armazenamento de dados em conformidade com o GDPR é absolutamente essencial.

Métodos de armazenamento de dados em conformidade com o RGPD para auditoria

Independentemente de onde os dados dos seus clientes acabem, se estiverem sujeitos à jurisdição do RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados), você precisa garantir que os trate de forma legal. Onde sua empresa armazena os dados coletados dos clientes? Alguns exemplos incluem:

1. Plataformas de automação de marketingEsta é óbvia. Softwares de marketing como Oracle Eloqua, Marketo ou Marketing Cloud contêm informações de clientes por necessidade para executar campanhas de marketing.
2. Banco de dados de gerenciamento de relacionamento com o clienteSeu banco de dados CRM obviamente conterá uma enorme quantidade de dados de clientes. No entanto, com recursos que permitem pesquisar por contato, deve ser mais fácil localizar as informações de um cliente específico para fins de GDPR.
3. Cópias de segurança dos dados da empresaEsta também é óbvia. Muito provavelmente, os backups de dados da sua empresa contêm alguns dados de clientes. O segredo aqui é desenvolver uma política de retenção de dados que siga as seguintes diretrizes: GDPR atende aos requisitos e respeita os desejos dos seus clientes.
4. Bancos de dados de atendimento ao clienteEmbora não esteja diretamente relacionado ao marketing, você poderá extrair informações deste banco de dados caso um cliente envie uma solicitação de acesso a dados pessoais (DSAR).
5. Prestadores de serviços terceirizadosQualquer terceiro envolvido no seu processo de marketing quase certamente deterá alguns dados dos seus clientes. Dedique algum tempo a rever os seus contratos com terceiros para verificar se precisam de ser alterados para cumprir o RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).
6. Análise de sitesSuas análises podem não capturar informações como nomes ou endereços. No entanto, mesmo informações anônimas, como endereços IP, podem ser usadas para identificar uma pessoa se combinadas com uma pequena quantidade de outros dados. Esses dados anônimos são, portanto, tecnicamente abrangidos pelos requisitos do GDPR.
7. Registros do chatbotSe o seu site utiliza um chatbot, assistente de IA ou ferramentas similares, os registros de conversas quase certamente contêm dados privados das interações com os clientes. Às vezes, um cliente chega a usar um chatbot para realizar tarefas equivalentes ao preenchimento de um formulário. Certifique-se de criptografar os registros do seu chatbot e tratá-los com o mesmo cuidado que você dedicaria a qualquer outro tipo de dado privado.

Porque Isto é Importante

Um dos direitos de privacidade consagrados no RGPD é o direito ao esquecimento. Em raras ocasiões, os clientes solicitarão que você exclua todos os dados que coletou deles. Isso exige uma pesquisa minuciosa. Ignorar quaisquer dados pode sujeitá-lo a multas significativas caso o cliente conteste a solicitação ou descubra que você ainda mantém as informações dele. O RGPD não leva em consideração se você cometeu um erro ou não. Você ainda será multado.

Saber exatamente onde encontrar todos os dados de clientes relevantes para o RGPD pode reduzir o risco de multas. Comece pelos locais mais óbvios, como as configurações do seu software de automação de marketing. Mas não pare por aí. Qualquer lugar onde você possa encontrar dados de clientes — mesmo dados teoricamente anonimizados — deve estar na sua lista de verificação.

A única exceção possível é se você mantiver um registro de clientes que solicitaram o direito ao esquecimento. O registro de atividades legais da 4Comply possui uma seção dedicada a isso. No entanto, esse registro de clientes esquecidos deve seguir algumas medidas de bom senso:

• Deve conter apenas a quantidade mínima de dados necessária para identificar a pessoa em questão.
• O acesso deve ser restrito a usuários autorizados (ou seja, o Encarregado da Proteção de Dados ou a equipe jurídica).
• Essa conta deve existir exclusivamente para comprovar que você se esqueceu de um cliente em caso de contestação judicial. Extrair dados desse registro para fins de marketing é desrespeitoso com seus clientes e ilegal.

Simplifique o rastreamento de dados

Uma auditoria de dados é um projeto gigantesco para qualquer empresa. Por que enfrentá-la sozinho? Nossa equipe de especialistas está pronta para ajudar você a adequar sua gestão de dados às leis de privacidade. E, após a conclusão da auditoria, mantenha o ritmo com o 4Comply para se manter atualizado com as mudanças nos requisitos e otimizar sua gestão de dados a longo prazo. Simplifique a manutenção do armazenamento de dados em conformidade com o GDPR.

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Perguntas Frequentes (FAQs)