Os seres humanos adoram colecionar coisas. Normalmente, essas coleções são inocentes — selos, moedas, canecas e afins. Mas no mundo corporativo, o tipo mais comum de colecionismo — o acúmulo de dados — está longe de ser inocente e pode deixar sua empresa vulnerável a violações de dados, multas ou algo pior.

O que é acumulação de dados?

Acumular dados significa coletar arquivos e/ou informações e armazená-los indefinidamente . Na maioria das empresas, isso significa coletar continuamente novas informações de clientes e inseri-las imediatamente em seus bancos de dados. Os profissionais de marketing podem instintivamente tentar fazer isso para ter um fluxo constante de informações. No entanto, do ponto de vista da conformidade com a privacidade , acumular dados é uma péssima ideia . Vejamos alguns motivos.

Motivo 1: Armazenamento de dados vulnerável e incontrolável

Quanto mais dados você possui, mais difícil é monitorá-los e gerenciá-los com eficácia. Pior ainda, também é mais difícil protegê-los. Afinal, a maioria dos programas ou práticas de segurança não foi projetada para lidar com uma coleção de dados massiva e em constante crescimento. Se uma violação de dados comprometer sua empresa, todos esses dados estarão repentinamente em risco.

Motivo 2: Expiração do consentimento

Muitas leis de privacidade incluem disposições sobre o prazo de validade do consentimento do cliente. Se o cliente não renovar seu interesse, você não poderá mais usar ou reter seus dados. Mesmo sem datas de expiração legalmente obrigatórias, os clientes ocasionalmente cancelam a assinatura ou solicitam que não sejam mais contatados. Dados expirados em seu banco de dados podem expô-lo a multas se você continuar a usá-los acidentalmente após o vencimento ou a revogação do consentimento. E, claro, se esses dados expirados forem roubados durante uma violação de segurança, o cliente ficará exposto a riscos porque você não atendeu à solicitação de remoção de seus dados.

Motivo 3: Risco de acesso não autorizado do usuário

Quanto maior for o volume de dados acumulados, mais difícil será gerenciá-los. Isso inclui o acesso dos usuários. E se os dados coletados estiverem desorganizados, como frequentemente acontece, a situação se complica ainda mais. Digamos que o Usuário A tenha permissão para acessar nomes e números de telefone, mas não e-mails, enquanto o Usuário B tenha permissão para acessar os três. Essas distinções são difíceis de fazer quando os dados são armazenados de forma aleatória em um disco rígido.

Também é possível que o acumulador de dados residente esteja coletando informações às quais não deveria ter acesso. Isso, obviamente, acarreta uma série de riscos de privacidade e segurança completamente diferentes.

Motivo 4: Os pedidos de acesso a dados pessoais (DSARs) se tornam um grande transtorno.

Se um cliente deseja visualizar, editar ou remover seus dados dos seus sistemas, você precisa ser capaz de encontrar e processar esses dados rapidamente. Encontrar os dados corretos em um enorme e desorganizado acervo de dados é tudo menos rápido. Além disso, você precisa garantir que encontre TODOS os dados relevantes sobre esse cliente, não importa quão antigos ou obscuros sejam, incluindo quaisquer duplicatas em potencial. Isso pode levar a prazos perdidos e diminuição da satisfação do cliente, sem mencionar os danos à reputação da sua empresa. Também pode fazer com que os custos de solicitação de acesso a dados pessoais (DSAR) se acumulem, à medida que você precisa compartilhar quantidades cada vez maiores de dados com os usuários.

Motivo 5: Redução da eficiência da empresa

Um tema comum emerge na discussão sobre o acúmulo de dados: a eficiência da empresa . Navegar e gerenciar seu acervo de dados exige tempo, energia, dinheiro e mão de obra que você simplesmente não pode se dar ao luxo de ter a longo prazo. Sua eficiência será prejudicada por problemas como:

• Dificuldade em encontrar onde estão armazenados os dados.
• Dados duplicados
• Inutilizáveldados sujos"
• Dados desatualizados/expirados
• Custo de um espaço de armazenamento cada vez maior
• Dados úteis se perdendo no buraco negro metafórico

Então, qual é a solução para o seu problema de acúmulo de dados?

Soluções para o acúmulo de dados

Primeiramente, limpe seus bancos de dados periodicamente. Remova dados que você sabe que estão incorretos ou que não foram acessados ​​há muito tempo. Se você não usa, descarte.

Em segundo lugar, mantenha um registro dos arquivos que você usa regularmente, bem como a frequência com que os utiliza. Isso lhe dará uma ideia clara do que você pode excluir com segurança.

Terceiro, não compre mais espaço de armazenamento do que você realmente precisa. A tentação de preencher o espaço excedente com dados acumulados é real. Reduzir o armazenamento não só desencorajará o acúmulo de dados, como também pode economizar dinheiro em equipamentos de armazenamento ou assinaturas de nuvem.

Em quarto lugar, pratique a minimização de dados . Colete apenas os dados necessários, quando necessários, e treine seus funcionários de acordo.

E, por fim: não se preocupe com o fato de limpar seu acervo de dados significar perder contatos. O objetivo da limpeza de dados é justamente se livrar de "dados inúteis" que só ocupam espaço. Concentrar-se nos clientes que realmente geram receita trará resultados muito melhores do que dividir sua atenção entre muitos contatos inativos.

Conclusão

O acúmulo de dados é um problema sério para empresas preocupadas com a privacidade, mas não precisa ser a ruína do seu negócio. Limpe seu acervo de dados e implemente medidas para garantir que ele não volte a crescer. Com algumas mudanças de hábito, você reduzirá o risco de violações de privacidade ou falhas de segurança.

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